30.10.2023
Evidenca o izrabi delovnega časa je ena izmed evidenc na področju dela in socialne varnosti, ki jo predpisuje Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) in z vidika izvajanja inšpekcijskega nadzora predstavlja osnovo za ugotavljanje izvajanja določb o delovnem času, odmorih in počitkih. Spoštovanje določb o delovnem času ter zagotavljanje počitkov in odmorov je pomembno z vidika zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu ter spoštovanja temeljnih pravic delavcev do odmorov, počitka ter svobodnega koriščenja dela prostih dni.
Spremembe in dopolnitve ZEPDSV (Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti/ZEPDSV-A, Uradni list RS, št. 50/23) naslavljajo težave, ki so bile zaznane pri izvajanju ZEPDSV v praksi in v tem sledijo pobudi za spremembe, ki jo je podal Inšpektorat Republike Slovenije za delo (IRSD) z namenom učinkovitejšega nadzora nad določbami, ki urejajo delovni čas, odmore in počitke.
Ključne spremembe:
- Spremenila in dopolnila se bo definicija delavca (nova 9. alineja 2. člena ZEPDSV) tako, da se kot delavec šteje tudi delavec, ki na kakršni koli drugi pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika. Natančneje določa tudi opredelitev delodajalca z dopolnitvijo, da se v smislu ZEPDSV kot delodajalec šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi zaposluje delavca. V skladu z novo zakonsko definicijo delavca bo torej potrebo voditi evidenco o izrabi delovnega časa tudi za osebe, ki opravljajo delo na podlagi pogodb civilnega prava (na primer: podjemna ali avtorska pogodba, kjer pa se smiselno vodi le čas prihoda in odhoda ter število opravljenih ur, drugi poudarki (npr.: odmor) pa seveda ne).
- Za zagotovitev učinkovitejšega inšpekcijskega nadzora bo po novem potrebno v evidenco o izrabi delovnega časa vpisovati tudi podatke o času prihoda delavca na delo in odhoda delavca z dela, izrabi in obsegu izrabe odmora med delovnim časom, o opravljenih urah v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo), opravljenih urah v neenakomerno razporejenem delovnem času in začasno prerazporejenem delovnem času ter tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
- Dodaja se obveznost delodajalca, da delavca pisno obvešča o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.
- Uvaja se obveznost delodajalca, da na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela hrani evidenco o izrabi delovnega časa in da na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela hrani vso delovnopravno dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco.
- Nadalje novela odpravlja neskladnost z Zakonom o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja (ZMEPIZ-1). Ta v svojem 45. členu določa, da mora delodajalec prijaviti delavca v socialno zavarovanje z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najpozneje pred začetkom opravljanja dela. Določba ZEPDSV, ki je za prijavo določala osemdnevni rok od sklenitve pogodbe o zaposlitvi, je v tem delu z novelo razveljavljena.
- Spremembe ZEPDSV vključujejo tudi vprašanje načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa za določene delodajalce, in sicer predvideva obvezno uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa za delodajalce, ki jim bo izrečena globa zaradi kršitev določb delovnega časa po Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1) (v trajanju najmanj dveh let, pri čemer mora delodajalec začeti voditi elektronsko evidenco v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe) ali zaradi vodenja evidenc po ZEPDSV ter možnost vzpostavitve elektronskega načina vodenja evidence v primerih, ko so predlog za obveznost vodenja evidence o izrabi delovnega časa podali delavci (preko sindikata pri delodajalcu, sveta delavca ali delavskega zaupnika). Pojasnjujemo pa, da sprememba zakona ne določa obvezne oblike vodenja evidenc (razen za izjeme – gornji primer kršenja delovnopravne zakonodaje), torej spremembe ne določajo na primer obveznega vodenja evidence v elektronski obliki. Delodajalec se torej še vedno sam odloči, v kateri obliki bo evidence vodil, bistveno je le, da bodo v tej evidenci vsebovani vsi podatki o delovne m času, ki se na podlagi zakona zahtevajo.
- Kazenske določbe novela posodablja z določitvijo zneska glob v evrih, saj so v veljavni ureditvidoločene še v tolarjih. Za določitev višine glob v predpisanem razponu novela pooblašča inšpektorja za delo. Končno uvaja sankcijo za odgovorno osebo za primer kršitve opustitve vodenja, hrambe ali posodabljanja evidenc, ki jih vodijo delodajalci
Spodaj odgovarjamo še na nekaj pogostih vprašanj, ki se že pojavljajo v praksi:
- Če ima delavec stalni dostop do tabele v katero vpisuje sam, ali je potrebno vseeno pošiljati mesečno obvestilo oziroma ga seznaniti do konca plačilnega dne? Če ima delavec zagotovljen stalen dostop do evidence o izrabi delovnega časa je obveznost mesečnega obveščanja izpolnjena in mu le te ni potrebno ponovno posredovati.
- Kaj storiti v primeru, da delavec ne vpisuje redno svoje prisotnosti v elektronsko evidenco? V splošnem aktu ali pravilniku je treba jasno opredeliti navodila o vodenju evidenc delovnega časa, saj tako preide odgovornost na delavca. V primeru neupoštevanja navodil lahko sledijo disciplinski ukrepi kot je pisno opozorilo ali opomin, nazadnje pa tudi odpoved iz krivdnega razloga. Je pa delavca vseeno treba opominjati na izpolnjevanje obveznosti, saj je delodajalec odgovoren za to, da se evidence izpolnjujejo.
- Kako voditi podatke o odmorih delavca? S spremembo Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti bo odmor potrebno vpisovati ločeno. Ni potrebno, da se zabeleži točna ura odhoda na odmor in prihoda iz njega, temveč le, da je delavec v dnevu to pravico izkoristil in v kolikšnem obsegu. Delodajalec delavcu mora omogočiti izrabo odmora med delovnim časom. V splošnem aktu lahko predpiše natančna navodila glede odmorov (kako se ga izrablja in ostale posebnosti). Če delavec odmora vseeno ne bi izrabil, to potem ne bo odgovornost delodajalca.
Spodaj posredujemo tudi odgovore na pogosta vprašanja glede evidenc o izrabi delovnega časa direktorjev, prokuristov in poslovodij:
Spremembe na področju vodenja evidenc delovnega časa se pričnejo uporabljati 20.11.2023. Vzporedno pa iz področja varstva osebnih podatkov (GDPR in ZVOP-2) še pojasnjujemo, da nepooblaščene osebe ne smejo imeti vpogleda v evidenco delovnega časa posameznega delavca, ampak lahko tako vpogled opravi le delodajalec oziroma oseba pri delodajalcu, ki je odgovorna za vodenje ur, oziroma oseba, ki te podatke obdeluje/vodi zaradi pogodbenih in zakonskih zahtev (npr.: računovodski servis). Pri tem ne gre za nobeno zakonsko novost, ampak je to v veljavi že ves čas.
Spodaj posredujemo še 19. člen ZEPDSV, ki govori o hrambi podatkov o vodenju evidenc o izrabi delovnega časa;
(1) Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.
(2) Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.
(3) Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.
Viri: